У Србији је недавно почела са радом апликација „Писарница“ захваљујући којој запослени у државним институцијама лакше размењују електронске документе и међусобно сарађују.
Писарницу је креирала Канцеларија за информационе технологије и електронску управу, како би запослени у државним, покрајинским и локалним органима могли лакше да евидентирају предмете, размењују информације и документе у електронском облику приликом вођења поступака.
Виши саветник у Кабинету председника Владе Светлана Јовановић наглашава да је Писарница кичма државне администрације и да је неопходна како би се сваки предмет, документација и све оно што држава ради, односно предмети и поступци које грађани и привреда воде пред државом, водили кроз један јединствени систем.
„Тај систем сада зовемо писарница односно систем за управљање документима. Ово софтверско решење креирала је Канцеларија за Информационе технологије и електронску управу као посебна организација која је надлежна да креира посебна софтверска решења намењена унапређењу и развоју електронске управе, а Министарство државне управе и локалне самоуправе, као лидер у постављању стандарда добре управе и онога што заправо очекујемо од државног система и апарата, а то је брже и једноставније спровођење поступака, већ увелико ради у овом систему“, рекла је Јовановић.
Према њеним речима, систем је уведен како би се државном службенику олакшало да на бржи и једноставнији начин дође до података који су му потребни, да води предмет у електронском облику, да сва документација буде на једном месту, и да постоји централна деловодна књига која сваком предмету додељује јединствени број.
„То значи да без обзира на то да ли сам у локалној самоуправи поднела захтев или сам се обратила неком министарству, ја ћу добити јединствену деветоцифрену ознаку уз додатак године у којој сам предала тај захтев, и заправо нико други неће имати тај број осим мене. Због тога то зовемо Централном деловодном књигом, односно заједничком књигом свих органа управе“, рекла је она.
Јовановић каже и да тренутно педесетак државних органа користи апликацију, те да постоји и неколико локалних самоуправа које су већ почеле да раде у овом систему и да се очекује да до краја године сви органи државне управе буду умрежени у државној писарници.
„Беспапирна комуникација је циљ, односно уштеда папира и тонера. Заправо реч је и о уштеди времена. Сада када шаљете један допис, када се једно министарство обрати другом министарству иако се налазе на неколико стотина метара дешава се да тај допис путује чак и неколико дана. Кроз овакав централни јединствени систем заправо једним кликом шаљемо допис у електронском облику другом органу. Дакле, заиста штедимо време и убрзавамо процесе“, рекла је Јовановић.
Истиче да захваљујући Писарници очекује бржу и ефикаснију размену докумената, не само унутар једног органа већ заправо између свих државних органа и локалних самоуправа у Србији.
„Наш циљ је да оспособимо државну администрацију да у електронском облику размењује и креира документа, да доноси акта у електронском облику. Следећи корак је наравно да се та размена пренесе и на грађане и да заправо оживимо у потпуности електронску управу“, рекла је она.
Истовремено, позвала је све државне службенике да се обуче и почну да раде у државној писарници.
В.д. секретара Министарства државне управе и локалне самоуправе Станија Вишекруна каже да је увођење централне писарнице постепено припремано, и да је, пре свега био потребан законодавни оквир као основни предуслов за увођење новог информационог система и новог начина рада.
Према њеним речима усвојени су: Закон о електронској управи који је омогућио да будемо једна од ретких земаља која је уредила ову област, затим Измене и допуне Закона о печату државних и других органа, којим је уведен електронски печат у рад јавне управе, потом Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе, којом се уређује пословање органа државне управе преко софтверског решења Писарница, као и Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе.
Додатно, успостављање апликације Писарница било је планирано најновијим стратешким оквиром у овој области Програмом развоја електронске управе у РС за период од 2023. до 2025. године.
Како је навела, Министарство државне управе и локалне самоуправе је међу првима и то пре седам година увело један „интерни“ систем за управљање документима.
„Министарство је увек настојало да модернизује процесе и хтели смо да будемо пример у унапређењу пословних процеса. Зато смо јо? 2016. године увели софтвер за управљање документима и службеници већ годинама раде у њему“, рекла је она.
Према њеним речима Министарству је управо због тога било лако да се интегрише са државном писарницом, односно, службеници МДУЛС-а су практично наставили да раде електронски само на вишем нивоу, у још бољем систему који пружа још више функционалности.
Вишекруна је истакла да је Министарство започело са радом у апликацији централне државне писарнице 14. марта ове године.
Како каже, до сада је на овај начин електронски обрађено 5.000 од 8.500 евидентираних предмета.
Према њеним речима, Писарница функционише на тај начин што омогућава да запослени једноставно раде, брже, економичније, без папира, као и да се врло брзо када писар заведе предмет у писарници, он добије у рад, односно врши се брза размена података како унутар институције тако и са другим државним органима.
„Ми радимо без папира. Изузетно, само одређени предмети се достављају у папиру. На тај начин штедимо време, штедимо канцеларијски материјал, и брже и економичније завршавамо послове који су у нашем делокругу. Према неким нашим показатељима нама су се знатно смањили трошкови за канцеларијски материјал“, рекла је она и додала да је то зато што се све заводи у једном централизованом систему.
Такође, постоје и друге предности рада у софтверском решењу Писарница.
„Раније нисмо могли лако да добијемо извештај, односно статистику о томе колико имамо предмета, колико је обрађено, већ смо до тог податка долазили путем захтева и прикупљањем информација. Сада имамо нашу статистику, радимо самостално и пратимо своје предмете“, рекла је она.
Наводи да је обрада предмета у централној писарници бржа и једноставнија јер запослени службеници врло лако приступају апликацији.
„Свакако се види историја и контрола предмета, као и учешће више организационих јединица или запослених у оквиру једне организационе јединице у обради предмета“, рекла је Вишекруна.
ТопПрес/ Извор: Танјуг